“Het Scrum Team en haar stakeholders zijn het eens open te zijn over al het werk en de uitdagingen bij het uitvoeren van het werk.”
Dit is misschien wel dé kernwaarde die agile scrum onderscheidend maakt van andere projectmanagement stijlen. Open zijn over al het werk en de uitdagingen die dit werk met zich meebrengt. Dit geld logischerwijs voor het team maar, let op, óók voor de organisatie en stakeholders! Ik moet bij openheid meteen denken aan een ander woord, namelijk transparantie. Een van de “artefacten” van Scrum. Echter een woordgrapje geeft meteen het heikele punt aan.
Wat is het toppunt van transparantie? Onzichtbaarheid!
En als er iets is wat we niet willen is het wel onzichtbaarheid. We willen binnen scrum samenwerken op gelijke voet. Om dat te kunnen zullen we álle inzichten moeten delen. Empirisme, kennis uit ervaring, vormt de basis van de agile werkwijze. Op basis van álle beschikbare kennis willen we de “inspecteer en pas aan” cyclus kunnen uitvoeren. Leren door openheid, transparantie.
Maar dat betekent nogal wat. De doelen van iedereen én de voortgang in het behalen van deze doelen moet voor iedere betrokkene inzichtelijk en duidelijk zijn. Taakborden, informatie “stralers” zoals een “burn-down” kaart, obstakels, etc. helpen daarbij. Maar vooral ook open communicatie tussen mensen.
Mens
Open zijn over wat je doet en over wat iets met je doet. Dat vraagt nogal wat van mensen:
- Vertrouwen! Op mens niveau is vertrouwen onontbeerlijk als je openheid verwacht.
- Lef! Fouten durven toegeven, niet alleen binnen je eigen team, maar ook aan stakeholders.
- Respect! Ik kan heel open zijn, maar dat wil nog niet zeggen dat ik bot of zonder respect moet of mag communiceren.
Maar betrek het vooral niet alleen op jezelf!
- Open zijn betekent ook “nee” zeggen tegen de product owner als er niet meer werk in een sprint past.
- Open zijn betekent ook sociale controle binnen en buiten het team, iemand aanspreken op ongewenst gedrag.
- Open zijn betekend ook zeggen dat ik nu deze blog schrijf, maar voor passende voorbeelden ook Google op internet en echt niet alles zelf bedenk, sorry.
Openheid binnen een (scrum)project is een randvoorwaarde voor succes. Zonder openheid geen ruimte voor verbetering. Maar je zult eraan moeten wennen en werken! Openheid moet groeien, samen met vertrouwen. Een ervaren scrummaster of coach kan je hier zeker bij helpen.
Organisatie
De belangrijkste randvoorwaarde voor openheid moet door de organisatie worden ingevuld!
Op het moment dat er binnen een organisatie ook maar enige reden voor “angst” is om open te communiceren dan houdt alles op!
“We hebben deze fout gemaakt waardoor we deze sprint niet leveren wat we bedacht hadden …”
“Die functionaliteit was beloofd aan de gebruikers! Hoe gaan JULLIE dat oplossen? Dat wordt overwerken de komende weken! Daarnaast gaat dat natuurlijk impact hebben op jullie beoordeling, en daarmee gerelateerde bonus…”
Hoe denk je dat een team of persoon de volgende keer zal communiceren?
Fouten maken mag. In een lerende organisatie zou je zelfs kunnen stellen dat fouten maken moet. Zolang daar een les uit wordt geleerd is het fenomeen fouten maken geen enkele reden voor sancties. Goede retrospective vraag: Wat is de meest leerzame fout die je hebt gemaakt?
Openheid werkt binnen agile scrum 2 kanten op!
Iets wat vanuit organisaties voor het gemak vaak over het hoofd wordt gezien. Alle focus is op het team of de teams. Maar openheid gaat niet over verantwoording van uit een team richting organisatie. Het is tweerichtingsverkeer. Ook de organisatie moet zich “verantwoorden” bij het team, als je het al over verantwoorden mag hebben.
Als organisatie moet je open zijn over wat je drijft. Wat je doelstellingen zijn. Waarom werken we als team aan dit project?
Openheid vanuit de organisatie begint met een heel duidelijk verhaal over het waarom. En niet te vergeten het tijdig communiceren van wijzigingen op het waarom.
Vervolgens het wat, de “productbacklog”. Deze moet te allen tijde zo volledig als mogelijk zijn. Inzicht in al het werk dat voor zover we nu kunnen inschatten verzet moet gaan worden. Inzicht voor het team én de stakeholders.
Bedenk dat het team, waarschijnlijk binnen enige kaders, het hoe bepaald. Niet alleen de Product Owner, maar ook de organisatie moet open staan voor verandering en nieuwe ideeën.
Volgende waarde: Eerbied / Respecteren